Implementar uma numeração única e sequencial para cada recibo é essencial para otimizar a rastreabilidade dos pagamentos e aprimorar a gestão financeira da sua clínica. Neste artigo, explico detalhadamente como a numeração dos recibos gerados pelo Simples Dental pode facilitar esse processo e contribuir para uma administração mais eficiente ⬇️
Ao atribuir uma numeração única e sequencial a cada recibo, é possível acompanhar com precisão todos os pagamentos realizados, desde a emissão do primeiro recibo até o último. Isso facilita a auditoria de contas, a identificação de possíveis inconsistências e a resolução de questões financeiras de forma mais ágil. Para as redes e franquias, essa prática se torna ainda mais importante, pois permite a identificação da unidade que emitiu cada recibo, simplificando o controle centralizado e a geração de relatórios financeiros.
Cada novo recibo emitido deve seguir um formato de numeração específico: AA-UUU-XXXXXX. Este formato foi pensado para garantir clareza, eficiência e capacidade de identificar rapidamente detalhes essenciais sobre o recibo.
AA: Corresponde aos dois últimos dígitos do ano vigente (ex.: 24 para o ano de 2024).
UUU: Representa os três últimos dígitos do identificador único da clínica (iClinica) no sistema Simples Dental, permitindo a identificação da unidade que emitiu o recibo.
XXXXXX: É um número sequencial de seis dígitos, começando em 000001 e incrementando em 1 para cada novo recibo, permitindo a emissão de até um milhão de recibos por unidade a cada ano.
A numeração reinicia a cada novo ano, sempre utilizando os dois últimos dígitos do ano atual. Por exemplo, o último recibo de 2024 pode ser numerado como 24-667-000899, e o primeiro recibo de 2025 seria 25-667-000001.
Exclusão de Recebimento:
Se a clínica excluir um recebimento, a sequência numérica dos recibos emitidos permanecerá inalterada. Não haverá necessidade de recalcular ou ajustar a sequência, o que mantém a integridade dos registros.
Emissão de Novos Recibos para o Mesmo Recebimento: Caso seja necessário emitir um novo recibo para o mesmo recebimento, a numeração seguirá a ordem sequencial do novo recibo. Isso garante que cada recibo tenha uma numeração única, mesmo que seja referente ao mesmo pagamento.
Emissão de Recibo para outro Paciente: Se um novo recibo for emitido em nome de outro paciente, a sequência numérica será mantida de forma crescente, assegurando que cada recibo seja único e rastreável.
Essa estrutura de numeração, além de aumentar a organização interna, proporciona maior segurança e controle sobre as transações financeiras realizadas na clínica. Separei aqui um exemplo de um recibo emitido 👇🏻
Espero ter te ajudado!! 😊
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