Quer atrair mais pacientes para a sua clínica?
A Secretária IA do Simples Dental foi desenvolvida para automatizar o atendimento da clínica pelo WhatsApp, ajudando no agendamento de consultas, confirmação de horários, captação de pacientes e organização da rotina da recepção 💙
Como a ferramenta faz parte de um fluxo importante no dia a dia da clínica, é natural surgirem dúvidas sobre funcionamento, configuração, personalização e uso prático.
Por isso, reunimos abaixo as perguntas mais comuns sobre a Secretária IA para ajudar você a entender melhor como a ferramenta funciona.
FAQ
O que acontece quando a IA encontra uma situação que precisa de atendimento humano?
Quando a IA identifica uma situação que exige uma análise mais específica, como negociações, dúvidas complexas ou solicitações que fogem da sua configuração, ela informa ao paciente que a equipe dará continuidade ao atendimento e envia uma notificação para o número configurado pela clínica.
A partir desse momento, a IA pausa automaticamente o atendimento daquela conversa por 24 horas. Durante esse período, ela entende que o atendimento está sendo realizado por uma pessoa e não envia novas respostas, evitando mensagens duplicadas ou conflitantes.
Esta pausa também é ativada sempre que um membro da equipe enviar uma mensagem na conversa do WhatsApp.
Posso personalizar o nome e as respostas da Secretária IA?
Atualmente, a Secretária IA utiliza o nome “Ana” como padrão e segue um fluxo de comunicação pensado para oferecer uma experiência natural e eficiente aos pacientes.
Além disso, ela já utiliza diversas informações configuradas pela clínica para responder perguntas sobre atendimento, convênios, formas de pagamento, estacionamento, acessibilidade e outras informações importantes.
Novas opções de personalização estão sendo avaliadas para futuras evoluções da ferramenta.
A Secretária IA agenda consultas diretamente no Simples Dental?
Sim! A Secretária IA consulta a agenda em tempo real e realiza os agendamentos diretamente no Simples Dental.
Ela respeita os horários disponíveis, bloqueios, feriados e demais configurações, oferecendo apenas horários realmente disponíveis para os pacientes.
Todos os agendamentos realizados pela IA ficam registrados no sistema, facilitando o acompanhamento pela equipe.
Como faço para ativar a Secretária IA?
A ativação é simples e acontece diretamente no sistema Simples Dental.
Durante a configuração, você poderá informar dados importantes da clínica, como formas de pagamento, convênios aceitos, valor da avaliação, estacionamento, acessibilidade e outras informações que ajudarão a IA a responder os pacientes com mais precisão.
Depois disso, basta conectar o WhatsApp da clínica por meio do QR Code e a Secretária IA estará pronta para começar os atendimentos. 🚀
A IA também consegue confirmar, remarcar ou cancelar consultas?
Essas funcionalidades ainda não estão disponíveis na versão atual da Secretária IA.
Nosso time continua trabalhando em novas evoluções para ampliar as possibilidades de automação e tornar o atendimento cada vez mais completo.
Como a IA sabe para qual profissional agendar?
A Secretária IA identifica o motivo da consulta informado pelo paciente e cruza essa informação com as configurações realizadas pela clínica.
Assim, ela consegue direcionar o agendamento para os profissionais adequados, respeitando as especialidades e os atendimentos oferecidos por cada um.
Para procedimentos mais complexos, a recomendação é que a IA realize o agendamento da avaliação inicial, permitindo que a equipe ou o profissional conduza as próximas etapas do tratamento.
Posso definir tempos diferentes para cada procedimento?
No momento, a Secretária IA utiliza os horários configurados na agenda da clínica.
Caso existam procedimentos que demandem um tempo maior de atendimento, recomendamos utilizar a IA para agendar a avaliação inicial e definir os próximos agendamentos diretamente com a equipe.
Posso configurar uma antecedência mínima para os agendamentos?
Sim! Você pode definir um prazo mínimo para que a Secretária IA ofereça horários aos pacientes, como 2 horas, 24 horas, 48 horas ou até vários dias de antecedência.
Por exemplo, ao definir um intervalo mínimo de 24 horas, você garante mais tempo para se preparar para novos atendimentos e evita encaixes de última hora.
Por outro lado, clínicas que preferem manter a agenda mais disponível podem optar por um intervalo menor, como 2hrs. Isso aumenta as chances de converter pacientes no momento em que eles procuram atendimento, oferecendo horários próximos e reduzindo a possibilidade de que busquem outra clínica antes de agendar.
O que acontece se o paciente não informar um horário específico?
A Secretária IA conduz a conversa fazendo perguntas simples, como preferência de turno (manhã, tarde ou noite) ou dia da semana. Com base nessas respostas, ela busca e apresenta os horários disponíveis na agenda.
A IA reconhece pacientes que já estão cadastrados?
Atualmente, a Secretária IA realiza algumas validações para identificar corretamente o paciente antes de concluir um agendamento.
Esse processo ajuda a garantir que as informações sejam associadas à ficha correta dentro do sistema, evitando cadastros duplicados e trazendo mais segurança para a clínica.
A Secretária IA realiza cobranças ou registra pagamentos?
Não. A Secretária IA pode informar valores de avaliação, formas de pagamento e outras informações configuradas pela clínica, mas não realiza cobranças, negociações financeiras ou baixas de pagamentos no sistema.
Sempre que necessário, esses casos são direcionados para atendimento humano.
As conversas da Secretária IA estão em conformidade com a LGPD?
Sim. A Secretária IA foi desenvolvida seguindo as boas práticas de segurança e proteção de dados, respeitando as diretrizes da LGPD e contribuindo para uma experiência mais segura para clínicas e pacientes.
Posso manter as mensagens automáticas do WhatsApp Business?
Não é recomendado. Para evitar conflitos durante o atendimento, orientamos desativar mensagens automáticas do WhatsApp Business antes de utilizar a Secretária IA.
A IA não distingue mensagens automáticas de mensagens humanas, por isso ao perceber o envio de uma mensagem automática do WhatsApp Business, ela interpreta como intervenção humana e pausa o atendimento por 24 horas.
A IA consegue informar valores, convênios e formas de pagamento?
Sim! Essas informações podem ser configuradas durante a ativação da Secretária IA.
Assim, ela consegue responder dúvidas frequentes dos pacientes sobre avaliações, convênios aceitos, formas de pagamento e outras informações importantes da clínica.
A Secretária IA funciona fora do horário comercial?
Sim! A Secretária IA atende pacientes 24 horas por dia, 7 dias por semana, inclusive durante finais de semana e feriados.
Dessa forma, sua clínica continua recebendo contatos e agendamentos mesmo quando a equipe não está disponível.
O que acontece se o paciente parar de responder?
Se o paciente interromper a conversa, a Secretária IA permanecerá aguardando uma nova mensagem para dar continuidade ao atendimento. Ela não envia lembretes ou mensagens de acompanhamento automaticamente.
Caso o paciente retome o contato posteriormente, a IA continuará a conversa considerando o histórico anterior. Além disso, seguimos trabalhando em novas funcionalidades para tornar esse acompanhamento cada vez mais eficiente. 💙
A Secretária IA entende áudios e imagens?
A Secretária IA já consegue compreender mensagens de áudio enviadas pelos pacientes e responder normalmente a partir delas.
O suporte para imagens e documentos ainda não está disponível, mas segue sendo avaliado para futuras evoluções da ferramenta.
A Secretária IA do Simples Dental foi criada para tornar o atendimento da sua clínica mais ágil, organizado e disponível a qualquer momento, sempre com o apoio da automação pelo WhatsApp 💙
Como toda nova ferramenta, é normal que surjam dúvidas sobre funcionamento, personalização, agenda e regras de uso. Mas, com as configurações corretas e a agenda bem estruturada no sistema, a Secretária IA se torna uma grande aliada na rotina da clínica, ajudando sua equipe a ganhar tempo e oferecendo uma experiência mais prática para os pacientes.
Tem uma dúvida e não encontrou nessa FAQ? Pode chamar o nosso time de suporte por aqui 💙