Quer atrair mais pacientes para a sua clínica?
A Secretária IA do Simples Dental foi criada para automatizar o atendimento da sua clínica pelo WhatsApp, ajudando a responder pacientes, cadastrar pacientes, realizar agendamentos e manter a agenda sempre organizada 💙
Neste artigo, vamos mostrar o passo a passo para configurar a ferramenta e começar a usar a Secretária IA na rotina da sua clínica.
Passo 1: acessar a Secretária IA e configurar o contexto
Para seguir com a configuração, o primeiro passo é acessar o menu Marketing > Secretária IA > Configurar, desse modo ⬇️
Feito isso, você precisará responder algumas perguntas que ajudarão a Secretária IA a fornecer as informações corretas aos pacientes.
⚠️ Importante ⚠️
Ao selecionar "Não" para qualquer uma dessas perguntas, a Secretária IA entenderá que a clínica não possui informações sobre aquele assunto e responderá dessa forma aos pacientes.
Por isso, caso queira informar algo específico como a ausência de estacionamento, por exemplo, o ideal é selecionar "Sim" e preencher o campo com a orientação adequada, como: "Não há estacionamento na clínica."
➡️ Deseja informar detalhes sobre estacionamento para a IA?
Aqui você irá informá-la se possui estacionamento próprio, vaga reservada, estacionamento particular próximo a sua clínica etc.
➡️ Deseja informar detalhes de acessibilidade para a IA?
Aqui você vai detalhar sobre a acessibilidade da clínica, podendo incluir informações também sobre o prédio ou sala comercial que ela está localizada.
➡️ A clínica atende planos de saúde odontológicos?
Nesse campo é interessante deixar descrito todos os planos que a clinica atende, assim a sua Secretária IA saberá orientar corretamente sempre que for perguntado sobre convênios.
➡️ Deseja informar o valor da consulta de avaliação para a IA?
Sua clínica possui um valor padrão para consultas de avaliação? Aqui você irá informar à Secretária IA qual o valor dela. Caso a avaliação seja gratuita, por exemplo, você pode atribuir o valor de R$ 0,00.
⚠️ Importante: caso a sua clínica tenha valores diferentes para cada tipo de avaliação ou você não queira informar o valor da avaliação através da Secretária IA, basta marcar como “não”.
➡️ Deseja informar sobre emissão de recibos e nota fiscal para a IA?
Temos um ponto importante de atenção aqui também: caso a sua clínica ainda não emita notas fiscais, é importante ajustar essas informações na caixa de texto.
➡️ Quais formas de pagamento a clínica aceita? Escolha uma ou mais opções.
Nesse campo você vai informar a Secretária IA as formas de pagamento que a sua clínica aceita. Você poderá atualizar esses dados sempre que precisar.
➡️Configurações de consultas
Por fim da primeira etapa, você vai definir o tempo padrão de duração das consultas que serão agendadas pela Secretária IA e se terá um período mínimo de antecedência para o agendamento, como por exemplo 48 horas antes pra garantir um maior planejamento de agenda.
Passo 2: configurar os profissionais e os tipos de avaliações
Essa etapa é fundamental para que a Secretária IA consiga direcionar cada paciente para o profissional mais adequado 😊
Primeiro, você vai indicar ao sistema quais dentistas o paciente conseguirá agendar através da Secretária IA ⬇️
Depois poderá selecionar os tipos de avaliação para cada profissional ⬇️
Na prática, essa configuração ajuda a Secretária IA a entender quem deve atender cada tipo de solicitação recebida pelo WhatsApp. Quando um paciente informa o motivo do contato, a IA interpreta automaticamente o procedimento desejado, inclusive reconhecendo termos comuns utilizados pelos pacientes, e cruza essa informação com os profissionais que você definiu como responsáveis por cada tipo de avaliação. Assim, ela consegue oferecer apenas os horários disponíveis do dentista mais adequado para aquele atendimento, tornando o agendamento mais rápido, organizado e assertivo para toda a equipe.
Além disso, o paciente também poderá perguntar sobre um profissional específico e a Secretária IA irá retornar se ele está disponível para atendimento e os horários. 😊
Passo 4: Horários de atendimento
Nessa etapa você irá configurar os horários de atendimento e cadeiras, assim como funciona no Link de Agendamento, dando o direcionamento correto para a Secretária IA realizar as marcações na agenda ⬇️
⚠️ Importante⚠️
As configurações de horários dos profissionais do Link de Agendamento e da Secretaria IA estão sincronizadas, ou seja, as alterações que você fizer em uma das ferramentas, irá refletir diretamente na outra.
Ajustou todos os detalhes? Agora nós vamos configurar o número onde ela irá atuar e o número para o qual ela irá transferir os atendimentos mais específicos, quando necessário.
Ainda no menu Marketing > Secretária IA, agora você vai em Conectar Secretária IA ⬇️
Por padrão, o sistema irá trazer como sugestão:
O número de telefone da clínica, cadastrado no menu Ajustes > Clínica
O número de telefone do seu usuário, cadastrado em Minha Conta
No entanto, também haverá um campo para você configurar o seu número de preferência, caso não seja uma dessas sugestões.
Depois de ajustar o número onde a Secretária IA irá responder os pacientes, basta configurar para qual número ela irá transferi-los nos casos onde será necessário o atendimento humano ⬇️
Por fim, clique em Avançar e Conectar que, em seguida, um QR Code será exibido na tela.
Para concluir a conexão, use o aplicativo do WhatsApp no celular que utiliza o número de telefone que será integrado à Secretária IA, vá até “Dispositivos conectados” e faça a leitura do QR Code que apareceu na tela, como no exemplo ⬇️
Após a confirmação no aparelho, a conexão será realizada automaticamente 😊
Ficou com dúvidas? Pode chamar o Suporte por aqui.
E não esquece de avaliar este artigo para que eu saiba se consegui te ajudar!💙